【市场观察】别再折磨你的员工了,会议文档管理有“妙法”!

在纸质媒介尚未完全退出使用的今天,会议活动总少不了要用到各种文档资料,尽管这些文档看起来不起眼,然而整理起来却要花费不少的功夫。一场1000人规模的会议所涉及的文档资料在1万份以上,如果缺乏有效的管理方法将很难做好有序的管理、发放以及后续准确的统计分析等工作,尤其是单纯依靠人工管理的方式已然不够,“折磨”了办事的员工不说,还拉低了工作效率,制约了企业市场战略的长远发展。

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会议中的文档主要包括演讲PPT、学术会议论文、展销会订单文档、参会调查问卷文档以及各类活动印刷资料、人员名单等,接下来,我们不妨看看在会议活动管理系统中,这些文档是怎样被管理的。

 

演示文档PPT如何管理?

演示文档PPT的运用关乎会议的主流程,演讲时间拖沓、演示效果差、文档临时上传和管理混乱都是目前多数会议暴露出来的问题,处理不好势将严重制约既定日程的正常开展。当PPT管理系统纳入到活动管理系统,演讲嘉宾在报名后即可在线上传PPT文档,系统会随时检测更新PPT文档库,并自动匹配相应的演讲嘉宾和不同分会场,到会议当天演讲嘉宾按照系统统一的日程和时间节点完成演讲任务,一切变得有序可依,现场管理也变得更加容易。

 

学术会议的论文如何管理?

学术型会议对文档的管理要求更高,主办方必须能够满足多渠道提交、论文审核与结果反馈、论文集整理以及论文保密保存等多种需求,纯人工处理显然无法完成如此复杂的工作。于是,当部署了活动管理系统之后,与会的学者们只需在会前登陆账号提交论文,系统检测到最新上传论文后会自动指定给对应的“专家”进行审核、打分等评审工作。等到会议结束的时候,系统还将自动集成大会论文集,无需再次经过人工编辑与处理,论文管理的工作效率大幅地提高了。

 

展会活动的文档如何管理?

对于大型展会活动来说,参会规模通常在数万、甚至数十万人次,展商参展资料、订单资料(电子)、场地设施搭建服务商对接等文档因量多、复杂而给主办方造成麻烦,经常出现资料丢失、重复、错漏等问题。而通过活动管理系统与展会管理模块的结合,这些文档便可以借助系统完成上传、传输、下载等管理过程,主办方可以更加清楚地了解展会交易情况,衡量整场活动的效益。

 

除了特定类型文档的管理服务之外,活动管理系统还为主办方提供活动全程的文档解决方案,所有与活动相关的数据资料、人员资料、财务资料都可以借用系统轻松实现高效的管理,帮助企业规避文档资料丢失、错误等风险,对相关数据信息进行必要的统计分析,从而为企业带来更好的活动效益。

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