【市场观察】魔瓦大数据:开启大型活动现场管理的变革之路

这里所说的大型活动,指的是500人以上的大型行业论坛、学术会议、协会社团会议、展销会、展览会等会议活动,这种类型的会议活动具有参会人员多、规模大、频率高、流程复杂等特点,对活动的每一个环节尤其是服务供应商的要求都极为严格,因而需要更为先进的技术来替代人工处理。

 

日益增长的市场迫切需求解决之法

根据业内某权威机构调研的数据显示,2014年我国在500人规模以上的会议达到了28%,并呈不断增长的趋势。庞大的需求增长,相对于未曾普及的系统化管理技术,使得大型会议暴露出众多诸如效率低、效益差等问题,而不少使用过简单化管理系统以及电子签到、现场抽奖互动等单一功能的主办方表示:“功能分散、整合度低、技术更新缓慢的供应商们,完全不能满足大型活动的需要!”

无论是会议行业的决策者,抑或是从业人员,都迫切希望大型活动有针对性的应对之法或者更为完备周全的解决方案。“这套工具的功能全,系统化程度高,更适用于我们这种动辄数千人的大会”——在谈及魔瓦的特点时,一名使用者说道。魔瓦会议管理系统,向以严密的逻辑、完备的体系、复杂多变的性能优势而著称,它更擅长于处理大型复杂活动中的实际问题,通过“云端”、“大数据”来变革大型活动的现场管理理念和方式。

 

大数据打通现场流程前后脉络

如何打造一个得以让会议顺利进行的完整流程,是办会过程中的一大痛点。市面上服务商虽多,却多是侧重于某单一功能的实现,或是售票,或是建站,或者提供电子签到,或者提供现场微博上墙,而主办方常苦恼于从活动策划伊始到活动圆满结束的过程中缺乏一以贯之的完整系统服务。

因此,魔瓦系统对于大型会议现场的处理,首先是帮助主办方梳理出一个完善的前后脉络:客户从哪里来,客户来了如何应对,现场需要哪些设备、人员来增进服务,如何做好更加高效的现场管理,会后的数据统计、存储以及效益评估等等。立足全局,运筹帷幄,这是魔瓦“大数据”的第一个紧要之处。

 

MCS:高效管理场地与现场数据

尽管主办方可以找到合适的场地,但是场地提供方并不能给出一个多会场的现场管理解决方案,而这也正是办会的第二大痛点。一场上千人的大会,签到如何在最短的时间内快速完成、人流如何控制、分会场进入权限如何区分、嘉宾区与普通参会区人流如何引导、会场出入如何管理等等都是很重要的问题,稍有不慎轻则出现拥堵、无关人员混入等乱象,重则发生更加严重的意外。

对此,魔瓦采用MCS现场管理系统对会议现场实行统一管理,从身份验证与胸卡打印同步完成的电子签到,到每一个参会人员的出入管理,到各分会场的权限限制,到现场人流监控与引导,以及所有现场数据的记录与统计分析,无一不是真正帮助主办方达到现场“高效管理”的目标,这种管理模式对于500以上尤其是数千人规模的大会尤为有效,整体执行效率可以提升60%以上,并且规避了现场管理的诸多潜在风险。

 

大数据管理,换来“大效益”

“投入产出”与“效益”是每一个主办方考虑的最根本的问题,一场活动如果不能获得直接的经济效益或者显著的品牌效益,做得再完美也是无济于事。

魔瓦利用系统在“大数据”技术上的优势,帮助主办方在活动管理全程提高执行效率、产生更多效益的同时,也为主办方生成了一个“活的”数据库——人员数据、财务数据不再是保存在其它供应商的平台,而是由主办方自己掌握,极大地降低了数据风险。

同时,无一遗漏的数据呈现、直观清晰的数据报表给主办方带来更加清晰的轮廓,并成为决策与管理策略的依据。可导入导出的客户名单,精确到任意渠道和地域分布的人员分析,饼状、柱状、excel等各类财务报表,主办方无需对数据做二次加工即可获得详细的数据分析报表,省心省力省时,也成为扩大效益的最有力的工具。

 

现场管理,开启活动管理系统化变革之路

从无到有,大型会议活动需要的是一整套完备的解决方案,来应对日以多变的市场情况和更为复杂的办会流程。魔瓦系统化管理,将大型活动现场的各种复杂情况纳入到统一的管理系统内来处理,并针对大型活动管理上的几大痛点逐一攻破,这样主办方办起会来更加轻松自如,参会嘉宾也能获得更好的参会体验,开启大型活动的系统化变革之路。

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