【技术团队】“活动日程”功能操作不完全指南

10月份的时候,关于系统的“日程”功能我们已经做过简单介绍,从此知道了“大会日程”不只是印刷在易拉宝、或者背景布、或者其它宣传资料上的,而是借助“日程”功能灵活地把不同类型参会人员、不同场地连接起来。今天,我们沿着这个线索更细地聊聊“日程”功能的使用,看看是怎么一步步地把分论坛、分会场活动办得有声有色。

 

排定日程

大会日程是个慢工出细活儿的事情。1天的活动最多也就十几个日程需要安排,费不了多久的时间,然而会议持续在2天以上、或者同时有2个及以上多个分会场的时候,日程将多达数十、数百个,简直叫人眼花缭乱,弄上一星期都还没头绪,岂不得叫一向以完美主义处女座居多的市场部全体抓狂?

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(系统截图)

 

当我们在系统内做日程的排定时,日程的整理就会简单很多:

点击“添加日程”新增日程,日程数目无上限;

根据“开始时间-结束时间”,系统自动编排先后顺序;

规定每项日程的预定人数上限,便于管理。

 

日程分配到分会场/分论坛

大会中,上百项日程错综复杂、难以管理的关键原因就在于,“日程”们并没有与众多分会场/分论坛默契对应,参会者到了会场也没办法快速找到目标日程和会场。主办方也好,参会者们也好,现场就像团乱麻一样,谁也分不清谁是谁的谁。

 

快刀斩乱麻就从这个痛点开始,大大小小的日程都能找到自己的“归属”:

一个日程分配一个场地,同一个场地可以获得多个日程;

如果要修改日程所属的场地,只需“撤销”便可。

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(系统截图)

 

报名类型对应日程

参会者在报名注册阶段就可以选择期望的主题会场,也可以选择心仪的日程,这给活动管理剩下很多麻烦。在系统中“活动日程+活动场地+报名类型”是常用的参会模型,借助这个结构设计,每一名参会者都将按照报名选择的流程参与活动的全过程,起到了很好的流程引导作用。

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(系统截图)

 

签到入场权限

以上三个步骤属于活动策划和推广注册阶段,参会者在前端网页报名的时候并不复杂,因为他们只需要按照设定的逻辑和流程填写信息便可。在活动现场,只有拥有场地权限和日程权限的参会者才可以进入指定分会场,魔瓦MCS电子签到系统、分会场门禁也将在报名数据(二维码凭证)的基础上对参会人员进行身份验证。

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