【媒体报道】搞不定大型会议?据说魔瓦会议活动管理系统能提供一体化解决方案

(文章来源:猎云网,作者周丽梅)据猎云网观察,各个领域似乎都有着专属于各个行业的系统辅助工具,就如同销售部有CRM系统、财务部有财务软件、生产部有ERP、行政部有OA系统一样,各类应用的出现,对该领域工作的进展带来了或多或少的帮助,然而在国内,针对市场活动的系统管理工具却是少之又少,今天猎云网要介绍的“魔瓦”便正是想要填补这一空白。
魔瓦是一款会议活动管理系统,能为企业及个人提供一体化解决方案,涵盖会议活动的前期筹备、现场管理以及后期的数据统计与分析等内容,实现会议活动的全程管理,让会议管理更加的智能化、流程化、系统化,而用户只需将本地安装版本安装在企业内部即可操作使用。
据魔瓦创始人何凯介绍,目前大多数会议的操作方式还停留在传统的人工管理方式,这样的方式在报名流程、现场签到、客户数据管理等方面存在着效率低下、监管不力、成本高等弊端,基于此,魔瓦针对会议活动研发的管理系统,从功能上而言,涵括了活动前期、中期、后期整个流程。
活动前期:策划管理解决方案
用户可通过魔瓦系统创建活动网站 ,对活动进行推广与邀约,活动邀约的方式涵盖了短信、邮件、微信邀请函、微官网等多种方式。据了解,在移动端魔瓦还定制开发了大会专用App用于查询活动简介、日程、场地、酒店、演讲嘉宾、赞助商等详细信息。
针对活动的参加者,系统还能对报名人员数据进行统计与分析,分析出不同时间段、不同渠道来源、不同报名类型的报名数据,做到会议活动精细化运营。 另外,针对一些活动有门票收入来源,魔瓦管理系统推出的资金管理方案,系统能自动统计所有的门票收入,并生成直观的饼状图、柱状图等。
何凯说:“在活动前期,针对活动涉及的各个方面,魔瓦在提供解决方案的同时,还能将活动的情况自动生成数据分析,给用户更直接的数据反馈,能在一定程度上解决活动推广、人员管理、票务管理难、得不到数据反馈等问题的困扰。”
活动中期:现场执行实施方案
在活动执行过程中,最担心的莫过于现场出现不可控的尴尬局面,其中最明显的便表现在现场签到、出入管理混乱导致签到效率低,身份验证难,让活动的进展受阻,嘉宾的体验效果也大打折扣。
基于此,魔瓦自主研发了MCS电子签到系统,电脑、扫描枪、胸卡打印机一体化连接,扫描验证只需2-3秒。针对一些中小型的会议活动,,用户可通过登陆App完成签到工作,所有数据与系统同步更新。
另外,对于活动会议一些嘉宾的演讲资料,魔瓦研发的PPT管理系统可对现场演示文件进行专用管理,连接试片室与各分会场的PPT远程传输、控制,演讲嘉宾提交PPT后,系统将根据日程自动传输到指定会场,播放时无需演讲者操作,工作人员统一控制PPT的播放与停止。
活动后期:数据统计评估方案
魔瓦会对现场人员数据、财务数据进行统计,将所有活动产出提交报表,提供ROI分析的数据和相关资料,完善会后的总结评估。针对用户普遍关心的数据安全问题,何凯说:“魔瓦系统化管理解决方案最显著的优势在于所有数据交由主办方管理,系统安装在企业、组织或机构的内部,数据存储安全性上不用过多的担忧。”
盈利模式上,魔瓦主要向企业或用户收取管理系统的售卖和租用费用,据了解,现魔瓦针对不同的会议规模,推出了不同功能的版本,标准版、高级版和企业版。目前魔瓦服务的对象多为企业级的客户,比如在医学、金融、IT、能源、会务和媒体公关等行业,据不完全统计现已经为超5,000家大型国内外公司和社会团体等大型会议提供服务,积累超过10,000场次大型活动的实战经验。
据猎云网观察,魔瓦系统与其他活动软件和平台模式的不同在于,以数据链为核心首创系统化管理,可以实现多活动、多区域协同运营,建立起企业市场活动管理的持续生态体系,另外,产品模块化管理,灵活应对不同行业、不同企业、不同类型的活动;从线上管理到线下服务,魔瓦通过打造出了一条完整的数据链,对数据进行智能化的云端管理,这也是相较于会议行业的传统管理模式突破和创新所在。

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【媒体报道】企业市场业务转型遭遇困境,如何突出重围?

当企业大唱转型升级的高调前行,几乎所有部门都已经用上了现代化的管理工具,等到ERP、CRM、OA各类软件系统部署齐全,却发现公司市场拓展的“前锋”部门——市场部——在这场改革之中落了后,成为企业这个“木桶”上最短的木板,甚至拖累了市场业务的拓展进程。

 

不“利”之器

长期面临这种局面的企业大有存在,从传统制造业到新兴的服务业,即便是对新型管理工具接受程度普遍较高的教育、媒体等行业也是屡见不鲜,没有专用的“利器”来“善其事”,市场部犹如被锁缚的猛虎一样,处处受制,难成其事,企业市场战略目标也迟迟难以实现。

其实和任何一个部门一样,市场部有必要实行更高效的内、外部管理,尤其是在执行其主要工作——市场活动的时候,市场部还有更多复杂、细致的工作需要处理——将分散的资源集中组织起来,营销广告的投入与产出,客户在活动中的参与,活动场地的布置安排,活动日程的规划……

大到每场活动的全程策划与目标达成,小到每个环节的精细管理和实施操作,哪一样都不是易事,如此琐碎的工作仍赖于人力,实在不是明智之举,而企业的现代化程度越高,市场部的工作复杂度和难度也就越大。

 

围困之境

说句公道话,大多数企业市场部面对的这一问题并不是市场部自己招致的,企业自身也有诸多难言之隐。

信息化意识的匮乏,运营经费的紧张,企业团队结构和技术基础的薄弱,是构成多数企业难于实现市场业务自新的主要原因。很多企业在管理软件的使用上,或受制于软件产品功能简单而不能解决市场活动管理的实际问题,或掣肘于信息化产品价格昂贵门槛过高,或者部署使用起来复杂累赘,大多数企业并不具备充分的人才、技术能力而无法获得理想效益。

我们知道,办公软件的普及已经让不少企业趁势完成变革,遥遥领先,而大多数的企业却仍然因为诸多的这些原因被拒之门外,更有甚者还没来得及跟上这一步伐便早已在竞争的汪洋之海惨遭淘汰,匆匆出局。

 

突围之路

近两年,微信与移动端的火热也让“摇一摇”“上墙”借机火了一把,不少企业在市场活动中开始普遍运用,用以活跃现场氛围,也能带给客户们不一样的体验感,这固然不失为一种有趣而又有益的尝试。

然而,单一环节的改善并不能对活动有太大的改善,从策划、营销到现场的部署、实施,活动有不少的环节要兼顾得当,妥善布置,其中的细枝末节恐怕不是这么简单就能处理得了的。而且更加重要的是,当活动需要考虑到更高的风险层级的时候,企业们不得不面临一个难度系数远远超过现场互动的问题——风险管控,不仅仅是为了防范安全意外的发生,也更是为了防止正常流程“崩坏”而导致的活动“破产”,这种情况在规模较大的活动中尤为明显。

所以,要在迷茫的市场业务困局中寻出一条突围之路,我们先得知道难点、痛点是什么,才能知道怎么解决。对于绝大多数的企业而言,市场活动最突出的症结就是它需要整合的资源太过于分散,流程太过于杂乱,市场部在各方之间仓促协调,在缺乏主线流程的活动中紧张对付,这样拘泥于琐碎事务的“前锋”部门又如何能够如愿所偿地完成既定战略目标呢?

作为企业转型升级的重要一环,市场部门不可以掉队,在内外部管理上以及市场活动的开展中需要树立一种“系统化”的管理运作思维,从以往松散无序、效益疲软的管理体系中走出来。就像销售部门会用CRM作系统化的管理一样,市场部门也可以找到一种“一以贯之”的万全之策,不论是协同工作,还是举办市场活动,都能将所有的内容囊括于同一体系之中,形成脉络清晰的运营思路,以不变应万变,才是这道重围的突破之口。

这种管理思维的改变必须建立在企业对市场战略准确把握以及新模式认可的基础之上,有了明晰的战略意图,才会有坚定如一的主线流程,才能由此充分整合可靠的资源,有计划地开展每一场活动,达到预计的目标,从而将市场部门这块“短板”迅速地补上来。

 

竞争是残酷的,上帝总是把机会留给占住先机的幸运儿。

文章来源:界面网科技评论

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【媒体报道】魔瓦新系统即将上市,还能满足会议活动管理的哪些想象?

管理混乱,办会效率低下——这一让会议行业久滞不前且备受诟病的管理模式或将彻底出局。近日有消息透露,会议管理系统厂商魔瓦科技即将发布5.0版本系统产品,用“互联网+会议管理”的全新模式终结低效的旧会议时代。

在会议行业,“互联网化”早已不是个新鲜的话题,一些会议已经可以通过信息化的工具来操作。那么,如此看来,在信息化普遍扩及的现在,魔瓦科技的会议管理系统新版本还能满足会议管理的哪些想象呢?

 

协作,连接,给团队一个同步的工作平台

任何活动都离不开团队间的相互配合,合力而为、发挥团队的“集智”才能稳妥地把一个活动项目做好,然而事实远非如此。企业办会遇到的第一个问题,就是怎样把不同部门的人员组织在一起,让这个新组建的“临时团队”发挥出最大的团队优势,而这个问题在同时拥有多方主办机构的时候表现得尤为明显。

由于活动主导部门(一般是市场部)缺乏协作管理的系统化工具,团队内部的工作沟通容易受到时间、地点的阻隔而中断,活动前、中、后的流程甚至出现断裂,让不少的主办方苦不堪言。更让管理层大倒苦水的是,项目交给下级部门去执行后便很难经常获得反馈,而企业老板或者主办方的管理层既不能清楚地知道活动的实施情况,也无法适时地“介入”监管以掌控业务的开展,导致上下级之间“监管”与“被监管”的“脱节”。

“解决项目执行过程中协同工作难题,而魔瓦新版本系统将帮助企业游刃有余地处理,即便毫无经验的执行团队也能出色地完成任务”,魔瓦业务负责人何凯透露道。魔瓦5.0版本构建了全新的权限管理体系,可以自由配置包括企业主、管理层、项目执行人、临时支持人员等在内的任一角色,各守其位,各尽其职,无论是部门之间,还是员工之间,或者是前后流程之间,都将受益于此而实现完美对接。

 

灵活,开放,给会议活动以丰富的想象力

在B2B市场SaaS模式日渐普及的今天,用一种固定的产品方案已经难以满足企业的业务需求,市场更需要定制化的、量身打造的解决方案。

甲方们在意的,是同样的一套管理系统何以“兼容”地满足不同活动的需求,他们不希望面对新活动更换供应商所带来的风险,而这恰恰也是固定版本系统无法做到的。要破解企业客户在这一点上的诉求,新设计的系统就必须解决产品与需求之间的矛盾,这也就是魔瓦团队提出的“模块化”的系统设计思路。

就像数字通过排列组合可以得到多组结果一样,“模块化”的新版魔瓦系统能够对不同的模块选定组合结构,形成对应不同活动规模、不同活动类型、不同活动需求的管理系统,很自然地解决了企业面对多场活动不知如何处理的棘手问题。

比如说,在一天时间内结束的会议对住宿要求并不高,然而连续几天的会议则需要主办方提供专门的酒店服务,这时候可以给系统加入酒店管理模块,让客户在报名参会的同时可以查看酒店的详细地址、房间情况,当然也可以在线预订。主办方则可以通过系统后台随时查看预订的情况,或根据预订情况进行适当的调整,以适应随时可能出现的变化。

“新版系统不再是简单地、被动地满足企业需求,而是要让企业成为会议管理的主角”,何凯表示,“灵活,开放,给企业以充分的调整空间,也会给会议管理更加丰富的想象力”。“模块化”是一种良性的产品结构,也是多年来会议人痛点需求的解决尝试,让会议管理变得人性化,根据预期,它将大大地延续会议管理系统产品的生命周期。

 

效率,安全,给数据一个妥善的解决方案

随着市场活动的规模、频率不断提升,企业对活动数据的要求也越来越高,然而在缺乏必要管理工具的条件下,企业或者主办方在这些数据上的平均利用率还达不到10%,更有甚者还会出现安全层面上的风险。

就国内的企业、协会等主办方而言,活动数据管理的问题主要集中在对接差,传输低效,以及私密性罕有得到保护等方面,归结到底其实就是“效率”和“安全”的两个根本问题。在原版本的基础上,魔瓦5.0拓展了数据挖掘利用的深度,对活动前前后后的数据综合利用起来,采用精细的算法对所有数据“深”加工,从而为决策者提供合理的、全面的数据分析报告。

而且,报告的表现形式是多样化的,除了必要的excel导入/出报表之外,系统还会自动生成包含柱状图、饼状图等在内的详细分析报告,将数据的价值最大效率地发挥出来,实现活动数据的价值转化。

数据,是一种持续的优势,然而也无处不在地隐藏着风险,企业需要一张安全与便用并存的“防护网”,魔瓦5.0版本无疑就是这个角色的担当者了。新版本的魔瓦会议管理系统强化了数据的安全性能,通过权限级别区分来限定用户的入口权限,采用API技术达到企业内部系统与活动管理系统的数据安全对接。

在存储上,5.0系统更尊重用户的选择权利,成长型的企业可以选择“公有云”托管数据,而预算充分、要求严格的企业则可以选择“私有云”也就是自身的服务器存储数据,从而更切合不同类型、不同发展阶段企业的个性需求,提供一种定制化的解决方案。

据了解,魔瓦5.0版本系统现已通过测试,将在7月份上线并对外发售。

(文章来源:IT投资潮)

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