【技术团队】活动场地管理,怎样做到有条不紊?

凡人数在四五百人以上特别是数千人的大型会议活动,往往会有多个场地需要进行有效管理,比如大型论坛的主会场和分会场、分论坛,展会活动的会议区和展览区等。

 

功能区域多了起来,对活动管理的要求当然也就更高,比如经常会有这些问题:

如何区别不同参会人员具有不同的场地参会权限?

如何判定某一名参会人员有进入展区、餐饮区的权限?

如何判定某一名人员有酒店住宿权限或指定星级酒店的住宿权限?

在众多分会场和功能区域中,哪些地方最受参会者喜欢?

……

 

活动场地管理

除了我们在上面提到的主分会场、分论坛和会展活动的展区、会议区以外,大型会议活动通常会有这样一些场地区域需要进行管理,如接机与接站的场地签到管理,酒店住宿的签到管理,用餐区的场地权限管理。

 

当然不同活动会有不同的场地配置需要和管理需要,这些场地管理通常会存在这样一些运营管理上的需求:

(1)对参会者进行特定群体对应特定场地的管理,避免混乱;

(2)由于不同场地的收费标准不一,需要避免财务统计和参会统计出现误差问题;

(3)从接机接站到酒店签到再到活动现场的主分会场,需要完整的数据流支撑活动正常有序开展;

(4)所有场地的人员签到数据统计与分析报告。

魔瓦会议活动管理系统对会议活动额场地管理,可以自由设置所需要的场地,包括主会场签到和分会场门禁、酒店签到、接机接站签到、用餐区门禁、展览区门禁,为大会提供定制化的场地管理解决方案。

 

会议活动管理系统对活动场地的管理,另一大特点是可以结合场地数据、人员数据、签到数据为主办方自动生成场地数据统计分析。

 

完美的会议活动场地管理方案就选魔瓦会议活动管理系统,具体咨询:400-0505-390。

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【技术团队】签到姿势千千变,你要的会议活动签到攻略大全

魔瓦会议活动管理系统的灵活性众所周知,而它所能对应的现场签到方式当然也是有很多种,今天我们对系统所能对接的签到方式、工具做一份完整的整理,方便大家对比和使用。

MCS电子签到

MCS签到系统(MyMova Check in System)是中国首批运用手机二维码、条码技术与终端扫描结合的电子签到系统,是高效、智能、安全的签到方式,技术上的优势决定了它可以为主办方创造更高效率的签到管理。

 

1、MCS电子签到适用类型:

(1)300人及规模以上的中、大型会议活动;

(2)高规格、高要求、高安全的复杂型会议活动。

 

2、MCS签到系统功能优势:

(1) MCS与活动管理系统无缝整合,数据完整对接,检索查询、权限划分、统计分析都依托强大的系统支持;

(2)支持在线签到与离线签到两种方式,适用性强,可与系统数据实时同步更新;

(3)仅需扫描彩信二维码或电子门票信息,可快速、准确识别参会人员身份信息;

(4)智能识别签到类型,数据由MCS签到系统自动分类统计;

(5)签到时自动打印胸卡或凭证,整个过程仅需1-2秒;

(6)支持手动签到,支持现场注册信息及签到;

(7)划分工作人员权限,满足不同职能、角色的权限需求,保证参会人员的数据安全;

(8)一人一机改变了以往多人一机的管理方式,人力投入的成本大大降低;

(9)兼备分会场签到/门禁功能,扫描二维码即可识别场地权限。

 

3、应用场景建议:

小微型会议活动对签到效率、安全性要求低,不适用MCS签到系统部署。

 

APP手机签到

签到APP(MyMova Entry Management App)是签到管理在手机端的应用,高度兼容性使它可以安装在任意的Android手机平台,为主办方提供一款专业、安全的手机端签到软件。

1、APP手机签到适用类型:

(1)100人以内的小微型会议活动;

(2)活动执行预算较低的小型企业。

 

2、APP手机签到系统功能优势:

(1)支持二维码、条形码等多种格式的电子门票扫描,签到反应快速,仅需1-2秒;

(2)兼有手工签到、扫描签到、查找签到等多种手机端签到方式;

(3)网络环境对签到流程毫无影响,有无网络都可以顺利进行签到;

(4)多台手机同时用于签到,不会出现人员重复签到、门票重复使用的状况;

(5)签到APP还可以作为主办方临时出入场管理的工具。

 

3、应用场景建议:

中大型会议活动规格高,人员安全、数据安全的要求高,APP不能满足中大型会议活动的复杂需求。

 

微信签到

微信签到技术部署更灵活、操作更方便、应用更快捷,无需复杂部署即可轻松实现现场签到管理工作。

 

1、微信签到适用类型:100-300人以内的小型会议活动。

 

2、微信签到系统功能优势:

(1)微信登录签到管理页面,轻松登录、一键扫描签到,操作简单;

(2)完美拥有活动管理系统的参会邀约、二维码门票、签到数据管理等功能;

(3)完全无需搭建设备和复杂部署即可轻松操作;

(4)签到数据同步到系统管理后台并生成统计与分析报告。

 

3、应用场景建议:

建议规模在几十人的小型会议活动使用。

 

人脸识别签到

人脸识别签到系统,是会议活动行业首款自主研发的实用型人脸技术,“人脸识别系统”集成了人工智能、机器识别、机器学习、模型理论、视频图像处理等多种专业技术,它代表着未来这个行业将从互联网基础技术走向以人工智能为核心技术的发展趋势正在成为现实。

 

1、人脸识别签到适用类型:

(1)对签到要求高度精密和安全性的活动;

(2)300人以上的中、大型会议活动;

(3)高端、酷炫的IT行业及其他行业会议活动等。

 

2、人脸识别签到系统功能优势:

(1)人脸识别签到是目前签到技术中精密度、安全性能最高的方式之一;

(2)由于人脸识别的唯一性,必须只有参会者本人才能签到入场,根源上杜绝顶替、假冒、蒙混入场等现象发生;

(3)人脸作为与生俱来的生物特征,其采集、识别过程中不易被复制,数据流安全;

(4)可使用参会人员报名提交图像、现场注册提交等多种人像采集方式并保持多端数据同步,并保持不受网络环境影响而发生中断、宕机等现象;

(5)无缝对接胸卡打印、门禁识别、扫描终端等设备系统,同步生成打印参会胸卡。

 

3、应用场景建议:

需要部署人脸识别的专用设备,预算低的中小企业和活动人数少的小微活动不适合使用。

 

RFID签到

基于RFID技术的智能开放式会议签到系统是通过让参会代表每人佩带一张RFID射频标签,无论参会代表通过哪个会议入口,人员佩戴无线胸卡通过通道时,无需主动刷卡即可实现自动签到,无卡人员通过时及时报警。从而实现对参会人员的自动签到、人员信息自动显示、签到信息统计等功能。

 

1、RFID签到适用类型:

(1)适用于快速签到的大型活动,特别是展会活动;

(2)对场地出入管理严格的会议活动。

 

2、RFID签到功能优势:

(1)无障碍通道自动识别与会人员佩带的身份识别卡,无需停留,使得签到工作简单、快速、智能化;

(2)多人同时签到识读速率可达40-50 张/秒,确保与会人员快速通过,有效避免传统手签及刷卡签到方式中的拥挤现象;

(3)自动判别出入人员身份合法性,非法人员进入,系统自动声光报警;

(4)签入签出数据可实时同步至管理系统,方便管理人员实时查看且不受网络故障影响;

(5)开放式签到系统安装方便、快捷,能在短时间内安装完毕,操作简单,容易上手。

 

3、应用场景建议:

每条通道均需配备人员疏导,如出现签到卡顿、拥堵现象时的处理效率相对其他方式来说较低,建议大型活动优先考虑MCS更完备性能的签到系统和设备。

 

闸机签到

闸机签到与RFID采用的是同一工作原理的签到技术,两者的区别在于闸机签到的设备更大、更重。

 

1、闸机签到适用类型:

展会活动,及高安全性要求的会议活动。

 

2、闸机签到功能优势:

具备RFID签到技术的同样优势,在通道出入上可实现更严密的管理,严格管控现场人员的进场和出场,以及分会场、分区域的权限管理。

 

3、应用场景建议:

闸机设备非常笨重,所产生的费用成本和运输成本非常高,且容易对地面造成损伤。

 

综上是目前使用广泛的会议活动签到方式,您可以根据活动的类型、规模选择最佳的电子签到方案,具体方案可咨询:400-0505-390。

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【技术团队】通过会议活动帮你发现销售线索,这个神奇的功能怎容错过?

通过一场活动的调查问卷就可以发现销售线索,这个神奇的功能市场人怎么可以错过?

在魔瓦会议活动管理系统中一直有一个“调查问卷”的功能,部分用户已经把这个功能几乎用成了“CRM”功能,因为它有着接近于CRM的漏斗过滤模型,可以通过一份问卷对参与会议活动的客户进行筛选,过滤掉部分无效客户并留下有着销售机会的潜在客户。

这是怎么做到的呢?我们通过试建一份问卷来体验一下。

首先,打开魔瓦会议活动管理系统的管理后台,找到“调查问卷”,点击左上角“添加”:

 

 

接下来,我们通过一系列问题来完成CRM漏斗模型问题的设置。先设置是否存在消费需求的问题,并在左侧进行“勾选”(下图标红)——只有且必须是回答了“勾选”答案的客户可以被选中为目标客户,并与其它同样回答了被“勾选”的问题作条件叠加,满足所有“勾选”内容的即可成为存在销售线索的目标客户:

 

同样,设置可能消费购买的时间:

设置客户的消费采购预算:

设置客户关注的产品,亦即是主办方主推的产品品类:

 

上是问卷设置,完成设置并收回问卷后,可以在后台通过lead筛选以上所设置问题“是”或“否”的问卷统计,亦即商机筛选:

 

同时,在魔瓦会议活动管理系统的“统计分析”,我们还可以快捷地得出本次问卷采集所获得的潜在目标统计结果,亦即“商机转化率”:

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【技术团队】精准邀约参会:快速get“渠道邀约”功能!

对于任何一场会议活动来说,参与人群越精准,对其活动效果、品牌影响乃至于营销转化都会越加有利,因而通过“精准邀约”获得更精准的客群也就成为主办方们绞尽脑汁思考的问题。

会议活动中要完成精准邀约需要三个关键要素:精准的被邀请人群、精准的邀约方式(亦即通道)、精准的邀约人。活动信息从精准的邀约人以某种高效率的邀约方式向被邀请人群发出,再到被邀请人成功报名参加活动,整个过程三者缺一不可,相互间紧紧相扣才能既让整个过程高效完成,又能使整个过程可被追溯,以便主办方对执行过程作精确的分析。

 

着力于解决传统会议活动中邀约过程不可被追溯且邀约效率低下的痛点,魔瓦会议活动管理系统通过“渠道邀约”功能创新精准邀约中“三要素”的相互关系,由主办方指定邀约人去完成邀约目标,而被邀约人则可以通过邀约人快捷地报名参会,并拥有邀约查看、编辑、删除、数据记录与分析等多项智能化功能,为主办方提升精准邀约的执行效率。

 

“渠道邀约”功能操作步骤:

1、“高级设置-渠道管理”可查看渠道列表,其中“编码”是每个邀约渠道独特的编码并会附缀在报名链接后从而产生相对独立的报名通道。

 

2、“新增渠道”可添加邀约的渠道,如下我们可以新增一个可报名人数上限为6000的渠道,并对应其邀约人的管理账户(该账户应是已注册魔瓦的用户账号),点击“保存”后即可在渠道列表中查看。

 

3、“查看渠道信息”可以查看刚新增的渠道详细情况。

4、在上图渠道列表中可以看到每位邀约人都有各自的邀约报名链接,点击即可进入报名前端,可将该链接直接发送给目标人群或放置在其他报名网站、邀请函中。

5、主办方可通过“报名人员管理”页查看与该报名人员相对应的邀约人及其相关信息,非常方便地实现“三要素”关联,也便于主办方对邀约人、报名人员进行高效管理。

 

6、查看渠道邀约所完成的数据统计分析,由系统自动生成统计报表。

“渠道邀约”适用于大型会议活动对于不同渠道邀约参会的特殊需求,比如邀约渠道包括公司内不同部门员工、子公司或分公司渠道、不同的网络推广渠道以及代理售票等等,都可以使用渠道邀约来实现相对区分,各自独立的编码确保数据流走向清晰,便于主办方进行报名人员细分管理、报名来源细分统计和评估渠道售票的效果。

精准邀约就用“渠道邀约”!功能咨询使用可拨打全国服务热线:400-0505-390。

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【技术团队】活动收款快速、安全、不影响资金周转,请查看魔瓦提供的支付平台解决方案

收款,对活动组织者来说是极为关键但又容易出问题的环节:收现金则担心安全性,转账则速度较慢而且大量转账需要人工核对也显得繁琐,通过活动发布平台收款又还要面临这些问题:

 

第一,时间长。活动发布平台限定的取款周期一般在7-15天以上,时间长,资金到账慢,严重影响现金流的周转。大型活动所涉及的资金量较大,从投入项目资金到回款一直存在非常长的周期,甚至很多活动由于未收到门票款、未收回赞助款而导致活动终止的也大有存在。

第二,手续多。资金就是命脉,在活动平台申请提现流程杂冗,预约、审核、确认、转账、对账等手续繁多,由活动平台代为收款则将主动权放在他人手里,碰上退款退票等情形需要另行处理的时候,徒增了人力成本和时间成本不说,还影响了活动筹备执行的效率。

 

第三,杂费多。除支付宝、微信等第三方技术服务方扣除交易手续费外,按照“此路由我开”的逻辑,票务平台还要收取更高比例的售票手续费,双重盘剥使得本就微薄的营收大打折扣。

 

从传统会议活动组织上的收现金到活动报名平台们的代为收款,并没有为企业、为活动组织者彻底解决回款慢、支付安全等需求。确保会议活动中的收款快速、安全、不影响资金周转,魔瓦以成熟的系统化管理、专业的支付平台为企业用户提供完善的解决方案,以适应大型会议活动的要求。

魔瓦支付平台解决方案的特点:

第一,支付平台已对接市面上主流的支付平台网关:支付宝、微信、快钱、首信易、paypal、网银、国际信用卡直付,主流通用支付方式大大降低参会者的支付心理门槛,同时满足多样化支付需求。

第二,支持自定义账户以及实时收款到账,不存在周转周期的问题。

第三,支持实时对账功能,方便财务对不同会议不同门票的费用进行对账。

第四,支持电子发票功能,对接已有的电子发票系统,支付完成后即可开票。

第五,能独立地、灵活地部署,通过API接口对接第三方管理系统,也可根据所需流程与魔瓦会议活动管理系统中的多个模块组合调用,及定制化模块使用。

 

充分借助于魔瓦系统架构的灵活优势,各项配置可定制化细化,在保持系统运行稳定的基础上降低运营维护成本、提高会议活动组织效率。

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