【市场观察】层级化风险管理,让会议活动的一切变得可控

为什么很多会议活动在组织者、执行者看来都是一团乱糟糟的?

 

为什么很多看起来“顺利”的活动准备着着准备着……就中途戛然而止了?

 

为什么很多大型会议活动、展会活动会让参与者们感到没有参与感,没有优越的体验感,甚至在现场的混乱、拥挤让人不再产生继续参与的欲望?

 

会议活动的组织混乱,中途流产,参与者因混乱产生的厌恶,归根到底是因为我们所组织的会议活动缺少一个关乎生死的关键——活动风险管理。四年前的上海外滩跨年夜踩踏事件,上个月某知名论坛上的“摔话筒”事件,以及早前某品牌因创始人祸从口出引发的发布会活动开场前3小时临时终止……会议活动总有可能想象不到的风险随时出现,作为组织者和执行者,我们有哪些风险需要进行识别、分析、管控,有什么样的方法把不可控风险扭转为可控的风险呢?

 

为便于对会议活动风险作系统的、全盘的分析管理,我们在总结过往众多大型会议活动经验的基础上通常采用“层级化风险管理”的方法。我们知道,事情的可控与不可控取决于主观决断、客观条件和非人力所能控制的因素三者互相影响,而所谓“层级化”主要依据活动组织过程中的不同主体划分的,不同层级产生不同主体,不同主体肩负不同的风险预控责任。

 

按照“层级化”模型,会议活动中相关各方可分为三层:

具体地,我们可以将会议活动中的相关各方列入各层级之中:

讲到这里,策划人的第一反应应该是——

言归正传,知道了你的活动中都有哪些人会捅娄子,那我们基本也能知道他们能捅什么篓子了。按照“层级化”的风险管理理论,我们可以罗列出每一层级可能存在的部分风险(潜在风险)。

 

决策层:

(1)“变”字当头,变化无穷方显我英雄本色。变流程,变预算,变方案,千变万化,变到你欲哭无泪欲说还休……

(2)“拖”字大法,一拖二拖以致决策拖泥带水,拖决策结果,拖审批,拖费用,造成决策信用缺失。

(3)“改”字诀,随意删改、增加、去除活动环节。

(4)“跳空”决策,很多决策层O字辈领导会在活动环节甚至活动现场要求最基层的执行者执行某项工作,哪怕这种操作将会直接影响整个执行过程。

 

执行层:

(1)调度失灵,跨部门不做细致沟通,甚至不听调遣、安排,这是活动协作上最容易出问题的环节。

(2)外部合作的公关公司、活动公司等对接事项,多人对接,你说一句我说一句,拉低沟通的准确率和执行效率。

(3)众多乙方公司的多种不确定性,比如追加费用、模特和兼职人员的极大不确定性、酒店房间数量和会议场地的档期问题、交通服务车辆问题等等。

 

参会层:

(1)参会层本身的不可控使之成为活动中最不可控的因素,目标人数与实际人数的差距,报名人数与到场人数、酒店住宿人数等的分歧,参会人员的差异化需求导致的接待方案在费用和方式上的风险(交通方式、餐饮服务、酒店服务、参会体验等)。

(2)某些重要演讲嘉宾“过于表现”,10分钟演讲变成20分钟、30分钟。

(3)参会人员的安全问题,安检和安全隐患的排除、应急预案,每一场活动都需要把安全预案放在最首位的预案。

 

如果我们对每一层级的每一个主体去一一分析,都会存在或大或小的潜在风险,其实策划人的所谓策划主要是通过合适的方式去发现可能存在的问题、风险进行针对性的方案,确保活动万无一失,这也是每一场活动最基本的要求。魔瓦会议活动管理系统借助全程系统化的管理模式,以高效的运营模式保障着会议活动特别是大型会议活动在正常轨道运行,将不可控的风险控制在安全系数范围之内。

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