【市场观察】除了“摔话筒”,活动还有哪些梗足以戳疼策划者?

前段时间360副总裁兼首席安全官谭晓生在某知名论坛上怒摔话筒,由于环节拖堂和临时增加议程引发的不满,进而引起业内和媒体舆论对于会议活动管理效率的讨论。

 

流程拖沓,随意临时增、删、改现场活动流程,这几乎是会议活动已经司空见惯的陋习,一个小改动往往就会造成活动的策划团队、执行团队失去正常节奏,成百上千受邀出席的嘉宾和参会者也会受到影响。这一点,相比于国外非常严谨地有秩序的、有计划地推进会议活动管理水平相去甚远,国内活动组织管理效率仍然处于亟需改变的“低效”状态。

 

那么除了让嘉宾愤怒到“摔话筒”的问题,还有哪些常见的“梗”足以戳痛会议活动的策划者和执行者呢?

 

流程卡壳/拖沓

在以“流程+场地”为两大核心要素的会议型活动里面,确定和布置匹配会议规模的场地问题相对容易解决,唯独流程成为策划者、执行者最为头疼的问题,具体体现在以下四个方面:

(1)流程改来改去,不到最后一秒绝不确定(决策层原因);

(2)活动或企业的管理决策层临时增加、修改流程或其中部分环节(决策层原因);

(3)由于场控的失误导致前后流程卡壳、中断,主持人需要衔接、化解尴尬(执行层原因);

(4)某些重要演讲嘉宾“过于表现”,10分钟演讲变成20分钟、30分钟(参会层原因)。

备注中的会议活动“风险管理层级化”留待日后我们再详细论述,第二条本身可控的问题在某些企业、某些活动中反而变成了不可控,结果至少造成三大影响:拉低团队中的决策信用,给执行团队造成混乱,严重影响主办方品牌在参会人心目中的形象。谭晓生“摔话筒”事件多是第二条原因导致的。

 

预算/费用

“一个伟大的活动构想最终是怎么流产的?”恐怕只有策划人知道原因。

 

兵马未动粮草先行,这是每一个活动项目最开始都要提前准备好的——预算。不过在大多数会议活动项目中,我们可以发现很多企业并没有非常计划性的预算,甚至有些活动就是临时提出来的需求,下达给市场部门后要求先报价后做预算。

本末倒置、非理性的活动需求不仅让市场部门的策划人手忙脚乱,也会让那些可能参与到项目中来的乙方们(活动公司、公关公司、舞台/灯光/音响服务公司)心中无底,以及公司中参与到该项目的其他部门也没有底气去坚决执行(比如采购部门),一环扣一环,由预算引发的活动项目流产不在少数。

 

没有计划性预算的活动项目即便顺利推进下去,在费用上往往会呈现一种趋势,那就是费用无形增加,各种支出名目超过心理预期,所以策划人在接到活动项目需求必须先确认的就是预算,看预算做执行案。

 

团队协同/跨部门

“一个猪队友,拖垮一支队伍”,是市场部门、策划人对项目中拖后腿的协同板块的怨辞罢了。

 

小型活动还好说,一旦到了几百人、几千人特别是数万人参加的展会活动,规模越大,需要协同作业的部门、人员就越多,只要一个版块跟不上节奏或者出问题,就有可能拖垮整个项目进度,就像“木桶理论”中最短的那一块木板决定了装水容量一样。

活动项目管理中以市场部门为首,市场部们又以市场/品牌总监或主策划牵头,内部有采购、业务、IT、客服等多部门配合,外部有酒店、会议中心、搭建、执行、差旅等众多乙方们协同,流程上还有营销、邀约、接待、现场等众多步骤实施,没有足够的经验是难以严格按照项目推进表让各版块工作安安稳稳推进的。

 

也许,你可以通过魔瓦的“系统化”帮你省去很多繁琐的工作,但市场部门仍然需要在多部门、多乙方之间沟通协调,“项目进度表”就是一纸军令,要想不被某一个“猪队友”坑惨,就只有严格按照“项目进度表”推着所有版块坚定前行(心疼做策划的宝宝们~~)。

 

人员/人群服务差异化

VIP有VIP/SVIP,嘉宾也有普通嘉宾/特邀嘉宾/重要嘉宾,而普通的参会人员在大型多分会场的会议活动中也有不同会场的区别,参会群体化必然决定着参会服务的差异化,这是毋庸置疑的。

“差异化”服务给市场部门最直观的感受就是,一份邀请函要做相似的不同版本,一个邀约通道要匹配对应的邀约文案,签到处要为不同的参会人员作区别签到,累垮设计,也累垮现场接待组。大型会议活动的参会人员多达数千,人群类别少则十多种,每一种都需要作区分、做定制,这给市场部门带来了巨大的工作压力,稍有疏忽就特别容易出错。

 

“差异化”的人工管理或没有实施“差异化”服务主要存在于多数传统行业、传统品牌企业,而创新型品牌企业和新兴行业的会议活动已经逐步实现“差异化”,通过魔瓦的系统化去实现不同参会群体的差异化营销、邀约、通知、签到等,帮助差异化的同时也减少失误、提高市场部门工作效率。

 

然而,人群服务差异化未来还会更加细化,这主要表现在参会人员的终端呈现和主办方管理端双方数据深度细化、同步,实现会议活动管理的智能化。

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