【市场观察】危险,那些被忽视的会议管理误区!

我们耗尽心力执行一场大规模会议的同时,却一不小心踏入了本不应该的误区,必然造成公司成本、资源的浪费,导致会议收益低于原本的预期,甚至使得会议不能顺利进行,于谁而言都不算是一件好事。

 

重视会议的中后期运作,忽略了会议前期的策划和深入的讨论分析

这是多数会议管理人极易步入的一大误区。由于主办方的会议管理人对会议策划的流程了解不够,或者重视不够,没有对会议相关的社会资源进行有效的挖掘和整合,致使会议的创新性不足,吸引力不强,仓促做了方案便匆匆投入实施,这样一来虽花费了大量的精力和开支,但效果还是远不如预期。

比如,在组织会议时,我们对于会议的基本要素中的地点和场所的选择、会议附加活动的策划和运用,参会群体的精准化推广等,就挖掘的不够深入。最新的一份美国会议专业机构的调查表明,会议地点与场所的选择以及附加活动的安排,已经超过会议的内容,成了人们决定是否参加某个会议时首先考虑的两个问题。

 

无形中的成本浪费,让办会的效益大打折扣

很多的成本是无形中浪费的,甚至主办方连自己都没有想得到,那些成本从哪些细支小流“跑”了出去?场地、酒店、营销、交通等费用占掉了办会成本的大部分,然而一些小项目等产生的成本也不可小觑。比如,文本资料的印刷,参会门票的设计、制作与寄送,大量兼职服务人员的招用等等。

成本的浪费压缩了利润的空间,办会的效益自然而然也就降低了。事实上,像门票、资料这类物料完全可以用信息化的技术替代,大量的兼职人员也可以用系统化的管理工具替代,节省成本的同时也提高了管理的效率。

 

无权限区分造成的客户信息风险

会议期间出于管理工作的需要,主办方往往会临时雇佣一些工作人员。这些人员不是来自主办方公司的内部,可能因为在参会信息和客户数据上的疏忽,而造成一些没必要的麻烦,并且形成客户信息的潜在风险。

解决这一问题的关键在于只需要对所有临时人员设置区分权限即可,甚至依照公司架构对所有参与管理人员一一相应授权,以及对特邀嘉宾、演讲嘉宾、业内专家、普通参会群体进行相应的权限区分,所有人员根据权限获知相关部分的内容,避免信息穿插、信息篡改、信息泄露带来的巨大风险。

 

被搁置的数据=被浪费的战略资产

一场成功的会议,它需要企业已有数据的支持,比如说会议可能用到的老顾客数据、多个部门的数据等,当然也会产出大量数据,包括营销与推广数据、人员数据、现场签到与人流量统计以及票务营收数据等。无论是哪类型的数据,如果仅仅被束之高阁,不闻不问,或者没有充分地利用,那也只能是一种浪费。

企业运营需要数据的支持,活动管理也不例外。有效的数据管理和利用可以为会议决策提供更有力的支持,而这也依赖于对数据的高效运用。建立分析模型,梳理数据流程,获得一份尽可能清晰的数据报表,单凭人工是难以达到很好效果的,更多的是要依靠系统化的管理工具,避免人工处理造成的误漏、错报等情况。

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