【市场观察】拼服务的时代,会议如何把服务做到如影随形?

会议作为一项复杂的工作,说到底不过是提供服务,一种面向所有参会人群的服务。这个曾被称为“朝阳产业”的行业,既需要酒店、餐饮、交通等基础服务的支撑,也需要在每个环节布置工作人员以随时提供可能的服务——服务周期长,资源投入大,使得它过多地承受了成本增加而效益降低的压力。

更让会议人觉得无可奈何的是,参会人员毕竟多于主办方的工作人员,一对多的纯人工服务不可能完全地面面俱到,尤其是一些大型的活动,筹备期长,前期的准备工作和咨询服务比较久,盲目地设置服务环节、增置服务人员有可能不合时宜,反而弄巧成拙,砸了自家的品牌。

就像在家可以收快递,出门可以用滴滴、优步打车,上班可以用美团、饿了么订餐一样,人们开始学会享受这些“如影随形”的服务,当他们从一个地方到达另一个地方参加某场会议活动的时候也是如此期望:从获得活动信息,到详情咨询,到报名参加,到现场体验以及接机、酒店、餐饮等服务,最好每时每刻的服务都能那么及时、到位。

客户的需求看起来很复杂,实际上却很简单,增加人员和费用这种粗狂的方式不是最终解决之道,相反会让你的管理成本骤升,隐形风险增加。也许,一切都是多余的,你只需要一套系统就够了。好比专车们在移动端创建的约车场景,一款多功能的会议系统帮助你创建在线的会议活动场景,任何一名参会人员可以自行获取到跟会议相关的所有信息并完成在线报名和费用的支付。

会前会后主要通过在线场景完成客户的咨询、报名及后续关系的维护管理,让客户随时都能感觉得到“服务“的存在,而且无需投入多余的人力。会场是会议服务的核心阶段,系统化的部署尽可能地减少资源投入,比如说将每条签到入口的4-5人减少到1-2人,每个分会场的受关注程度依靠系统统计而无需人工监管。服务的人少了,服务的质量却上去了,所以一场高效服务的会议是离不开系统化技术支持的。

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