【市场观察】会议活动那些混淆不清的术语,今天终于弄明白了(全)

活动不是简单的活儿,能把活动做好的也不是简单的人。活动中的大小细节,说起来千丝万缕,如果不是经验丰富的大牛就很难做到面面俱到,也就很容易出洋相。比如几家单位联合办活动的时候,主办机构、承办机构、协办机构、支持机构、赞助机构能否都分清楚,把各家不偏不倚地标写在恰当的位置?

 

再比如,你去跟场地方沟通会场的布置,人家用专业的口吻跟你说着“剧院式”、“课桌式”、“中空型”、“鱼骨型”,能听明白?布局的“宴会型”和“酒会型”又有哪些区别呢?专业会议里“卫星会议”指的又是什么,该怎么理解和表达呢? 还有很多名词,比如论坛、研讨会就经常容易混淆。带着这些疑问,我们一起来好好分辨一下这些专业术语的含义和区别吧!

 

会议按规模分类

小型会议:参会人数少于199人。

中型会议:参会人数在200-799人之间。

大型会议:参会人数在800-1999之间。

特大型会议:参会人数在2000人以上。

Tips:拿规模吹牛的时候,小心别人告你没有“超大型会议”这一说哟~

 

国际会议

由来自3个或3个以上的国家或地区(含港澳台)的代表参加的会议,或境外参会代表占全部参会人数40%(含)以上的会议。

Tips:2个算不?——不算!

 

会议的N个组织方

1、主办方或主办机构:独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的组织。

2、承办单位或承办机构:具有一定资质,接受主办单位的委托,具体负责所有或部分会务事宜,能够独立承担民事责任的组织。承办单位通常由主办单位、指定、委托,有时也通过竞标程序获得承办权。

3、协办单位或协办机构:协助主办单位或承办单位,提供必要保障和支持的组织。

4、支持单位或支持机构:向会议或相关活动提供有效资源的组织。

5、赞助商或赞助机构:为获得宣传效果、扩大影响力,为会议提供资金、物资、服务、技术、人员以及其它形式支持的组织。

Tips:明白?主办方是大老板,承办方是二老板,协办单位、支持单位分别是1号员工与2号员工,至于赞助商嘛——赚吆喝的。

 

两个委员会

国家(地方)组织委员会:组委会中负责在一国境内(或举办地城市)会务事宜的领导机构。通常由本地发起单位的主管人员、政府官员、航空公司、酒店、地面服务商代表或推荐的专业人士组成,协调联系公安、机场、海关、工商、消防等部门,统筹在该国(或该地区)的会务组织工作。

顾问委员会:组委会设立的咨询机构,一般由知名人士组成,多为名誉性质的机构,有时也称名誉委员会。

Tips:不管虚的实的,全都得请大咖。

 

会议手册与会议资料包

会议资料包:包含会议手册、演讲人名录、参会者名录、论文集或摘要、赞助商资料、当地旅游信息等多种会议资料的文件包。有时会议资料包也包含给参会代表发放的礼品。

会议手册:会议开始前编制,并在注册时向参会人员和媒体记者发放的,包含会议日程、演讲人简介、会场平面图、社交活动介绍等详细会议信息的印刷品。

Tips:自从有了魔瓦的会议网站、日程场地模块、论文模块、赞助商板块之后,已经不再用印刷品了。

 

会议室布局,哪种姿势最为美?(附示意图)

剧院式:会场布置与剧场相似,听众席座椅面向主席台且不设课桌的摆台形式。

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课桌式:将会议室的桌椅按排横纵摆放,布置形式与课堂教学相似的摆台形式。

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中空型:将会议桌连接在一起,形成中空的正方形,长方形或多边形,椅子摆放在会议桌外围的摆台形式,“回”字型也是中空型的一种。

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董事会式:会议桌摆放在会议室中间,椅子摆在会议桌外侧的一种摆台形式。根据会议桌的形状,通常分为董事会长方桌型、董事会椭圆桌型两种形式。

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鱼骨型:也叫鱼刺型,面对主席台方向,将会议桌按照鱼骨形状摆放的摆台形式。

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阶梯型:为减少坐席间的视线遮挡而设立的存在一定落差的摆台形式,常用语表演、辩论或大型会议的全体大会。(示意图参考剧院式或课桌式)

 

宴会型:将椅子摆放在圆桌外侧形似宴会的摆台形式。宴会型布局较为随意,有利于调动参会者发言的积极性,适合小组讨论。

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酒会型:只摆放就会用的高脚桌子,不摆设椅子,以自由交流为主的摆台形式。

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U型:将会议桌连接摆放成长方形,但空出一个短边,椅子摆在桌子外围,形似英文字母“U”的摆台形式。

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会议注册的方式

注册:按照主办方发布的统一要求,填写个人的相关信息,经主办单位审核同意而获得参会资格的过程。

早注册:在主办单位规定的某一日期之前注册可享受一定程度注册费优惠的注册方式。

Tips:早注册,用阶梯票价和团队折扣会更配哦~

 

会议形式的区别

论坛:围绕一个主题,由两个或两个以上的发言人向听众而非对方发表自己的观点并进行阐述的会议。通常由听众提出问题,由主持人引导发言和讨论并总结各方意见。其特点是讨论反复深入,发言人和听众之间互动性强。

研讨会:由行业内的专业人士参加、专门针对某一主题进行研究、讨论、交流的会议。

卫星会议:在正式的学术会议开始前、会议的午餐时间或正式的学术议程结束后由企业赞助的或社团举办的小型学术会议。卫星会议是大型学术会议的一个组成部分,但一般不属于大会学术议程,通常由讲座、研讨会、非商业研讨会等形式。

Tips:论坛和研讨会是有区别的,而卫星会议既不是在线视频会议,也不是放卫星的会议。

 

实际上,国家质检总局、国家标准化管理委员会早在2014年就已经发布了《会议分类和术语》(GB/T 30520-2014),其中对会议活动所涉及到的各类专业术语进行了统一规范,内中有很多是我们在日常办会中容易混淆、理解错误的,今天都整理出来,供市场人、会议人参考使用。

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