【市场观察】系统化“连接会议的一切”,关键是“以人为本”

一场会议需要人员、酒店、场地、配套服务多个环节的连通,而同一个企业或机构每年有着数十场甚至上百场这样的会议,面对分散的资源、不同的服务,会议组织者即便投入再多的资源依然显得捉襟见肘,力难从心。

企业需要将会议的各种要素连接起来,就像销售部那样,一个CRM系统就可以将客户、售前、售后连接起来,每名员工都可以按照既定的流程规范操作,避免了有效客户的流失,所有的销售工作都围绕客户成交这一核心而展开。

在会议管理中,系统化扮演了类似销售部CRM的角色,成为企业组织会议活动不可或缺的工具。有效地将会议中各类要素连接起来,打造一个连贯的、相对独立的数据流,系统化“连接了会议中的一切”,为办会的企业、机构省心省力。更进一步地讲,除技术上数据流的实现,系统化还更多地“以人为本”,围绕会议中的工作人员、参会人群提供人性化的管理和服务。

 

“以人为本”:关注客户的体验度

系统化是互联网参与到会议管理中所催生的管理模式,它更多的代表着当代人在会议中的需求,包括知识性、信息性资源的获取,参会过程中的服务体验,行业或者跨界交流所带来的商业机会。系统化的管理思维在本质上关注参会群体的体验感觉,为这个群体提供人性化的服务。

比如说,参会人员在前期会不定时地收到主办方的信息通知,会在报名的同时收到电子门票而无需非常麻烦地接收、保存纸质门票,可以通过微信管理平台、活动网站、APP与主办方随时取得联系获得帮助……以细致入微的关怀提高客户的体验感,增加其粘度,系统化帮助主办方实现了会议中的客户关系管理。

 

“以人为本”:激发团队的创造力

信息闭塞、数据隔阻是以往传统会议管理中的常见问题,繁杂的信息处理往往让整个工作团队手忙脚乱,突然出现的问题让人措手不及,问题不断,团队陷入了这些繁琐的事务处理中无暇他顾。系统化是一种可以改善工作效率的方法,通过“云端”平台完成数据的传输,“大数据”应用实现数据的深度处理,而为此工作的“人”则可以抽身事外,转变成为会议活动的“监管者”。

并且,系统本身并不是一个固定的操作框架,它可以随着活动类型、规模的变化而自由组合模块,因此它带来的丰富想象力可以激发团队的创造力,采用最优化的组合、最完美的解决方案完成会议管理的工作,为企业或者机构带来更大的效益。

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