【市场观察】会议管理的天然缺陷——这是病,得治啊!

曾几何时,中国企业不再具备成本低的优势,不得不引进先进的ERP管理工具、科学的管理思维。市场会议活动管理,作为企业日常经营管理的一部分,固然是营销与品牌建树的重头戏,其所存在着诸多管理上的天然缺陷却让不少企业头疼不已。

目前,企业市场活动在管理上主要存在以下几个缺陷。

1、管理成本居高不下,投资回报“见首不见尾”

通过对活动中的成本流向追本溯源,这些投入的资源成本主要用在场地和物料费用、营销费用、资料和名牌制作印刷费用、设备租赁费用、临时服务人员雇佣费用、门票印刷及寄送费用等,庞大的支出给企业平添了不小的压力,一场两三百人的会议甚至都要花掉数十万的费用。

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迫于投资回报率的压力,管理者们开始选择减少活动场次、缩减活动日程,甚至减少活动期间的服务项目,来降低活动成本。然而,这些做法降低成本的同时,无疑也降低了品牌曝光频率,客户的体验也开始大打折扣,从而形成恶性循环,影响营销业绩和品牌形象。

 

2、员工流动频繁,资料数据面目全非

客户数据、历史活动数据、供应商和服务商资料等活动中重要的相关数据,往往随着员工的离职而无从追问,当下一场活动开始的时候,新接手的员工面对的是一堆凌乱的客户资料,一些无头无绪的历史数据,并且不得不重新寻找新的供应商。

 

3、执行过程复杂,流程间脱节严重

会议活动是一项非常复杂的工作,比起一般的企业营销活动要耗费更多的精力,人员因素、场地因素、供应商因素、财务因素、技术因素等,一个不小心的疏忽都有可能让整场活动功亏一篑。

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活动中的各环节环环相扣,组成了一个庞大的流程体系:策划、推广、邀约、报名、支付、门票、入场签到、酒店入住、餐饮、会场服务、分会场限制,以及设备租赁、服务商沟通、嘉宾邀请与安排、演讲、幻灯片管理等等。然而,由于缺乏有效的流程衔接机制,各环节脱节相当严重。比如说,负责接机的工作人员把客户接到酒店,结果却发现数百人需要排着长队等待签到入场;演讲时,幻灯片播放不能准确按照演讲者的思路、时间节点顺利进行等等。

 

4、沟通效率低下,部门间信息传递障碍

沟通成本是企业管理成本上的累赘,若不能恰当处理则直接造成时间、资源的浪费。大中型企业都有采购ERP管理系统,各部门相对独立地在各自系统内完成相关工作和部门沟通,然而由于各个系统“门户自立”,系统间并不能实现对接,信息传递存在着巨大的阻碍。

针对以上痛点,魔瓦依靠多年活动实践经验提出了一整套的落地解决方案。魔瓦通过系统化的活动管理,建立起从策划到推广,到实施,到现场管理,到后期数据管理的一整套标准化流程,利用系统化管理将许多线下(如报名、支付、门票、资料、与客户联系等)环节转换到在线场景来完成,帮助企业节约了超过50%的成本。

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员工流动、流程脱节的问题在系统化管理解决方案中已经变得无足轻重,因为所有资料都储存在系统之内(云端在线或本地服务器),企业管理层可以随时知悉活动进展、现场情况以及所有统计数据。尤为可贵的是,魔瓦系统可以安装在企业内部,通过开放API应用无缝连接ERP系统,数据传输、信息传递变得不再艰难,将企业市场活动的管理效率翻倍提升。

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